Khi bạn đang làm việc với Excel, có thể bạn đã gặp tình huống cần phải tìm hàm để lọc các giá trị duy nhất. Trong trường hợp này, hàm bạn đang tìm kiếm chính là hàm Unique. Nhưng làm thế nào để sử dụng hàm Unique trong Excel? Việc sử dụng hàm Unique có khó không, đặc biệt là khi áp dụng điều kiện? Nếu bạn gặp khó khăn khi sử dụng hàm Unique, điều đó có thể được giải thích ra sao? Hãy cùng Minh Đức PC xem Cách Dùng Hàm Unique Trong Excel Lọc Giá Trị Duy Nhất cực đơn giản qua bài sau!
Khái niệm về hàm Unique là gì?
Hàm Unique trong Excel được thiết kế để trích xuất danh sách các giá trị duy nhất từ một phạm vi hoặc mảng cụ thể. Đây là một thành phần của nhóm các hàm “dynamic array” được giới thiệu trong Excel 365 và các phiên bản mới hơn.
Khi bạn áp dụng hàm Unique, Excel tự động trả về một mảng chứa các giá trị duy nhất, loại bỏ mọi trùng lặp từ phạm vi bạn đã chỉ định. Đây là một công cụ hữu ích khi bạn đang làm việc với Excel và cần xử lý dữ liệu mà không muốn giữ lại các giá trị lặp lại.
Công thức hàm Unique phổ biến nhất
Trước khi khám phá cách sử dụng hàm Unique có điều kiện trong Excel, quan trọng nhất là bạn nắm vững cú pháp của hàm. Dưới đây là cú pháp chi tiết:
UNIQUE(array, [by_col], [exactly_once])UNIQUE(array, [by_col], [exactly_once])
Trong đó:
- array: Đây là phạm vi hoặc mảng chứa các giá trị bạn muốn trích xuất các giá trị duy nhất từ.
- [by_col] (tùy chọn): Một giá trị logic quyết định cách thức sắp xếp của hàm. Giá trị mặc định là FALSE, nghĩa là hàm sẽ sắp xếp theo hàng để đưa ra kết quả. Ngược lại, nếu giá trị là TRUE, hàm sẽ sắp xếp theo cột.
- [exactly_once] (tùy chọn): Giá trị mặc định là FALSE. Nếu là FALSE, hàm sẽ trả về tất cả các giá trị duy nhất, kể cả những giá trị xuất hiện nhiều lần. Ngược lại, nếu là TRUE, hàm chỉ trả về các giá trị xuất hiện một lần duy nhất.
Ứng dụng của hàm Unique trong Excel mang lại những giá trị gì?
Hàm Unque trong Excel mang lại nhiều hữu ích cho người dùng, đặc biệt trong việc phân tích dữ liệu & quản lý thông tin. Dưới đây là một số cách sử dụng hàm Unique:
- Quản lý tệp khách hàng hoặc sản phẩm: Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu chứa thông tin về khách hàng hoặc sản phẩm, hàm Unique giúp bạn tạo ra danh sách không trùng lặp về khách hàng hoặc sản phẩm. Điều này giúp tăng cường quản lý dữ liệu và thuận tiện cho các hoạt động quản lý.
- Tạo danh sách Email duy nhất: Hàm Unique cũng có thể được sử dụng để loại bỏ các địa chỉ email trùng lặp. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần đảm bảo rằng mỗi người nhận chỉ nhận được một bản sao duy nhất của email, giúp tăng cường tính hiệu quả trong quản lý liên lạc.
- Kết hợp với các hàm khác: Hàm Unique có thể được kết hợp với các hàm khác như FILTER, SORT, và COUNTIF để trích xuất và xử lý các giá trị thông tin cụ thể từ một tập dữ liệu lớn. Việc này giúp bạn thực hiện các phân tích chi tiết và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm Unique trong Excel dễ dàng nhất
Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể và tính chất của dữ liệu, bạn có thể linh hoạt sáng tạo và áp dụng hàm Unique trong nhiều tình huống khác nhau:
Cách dùng hàm Unique tìm giá trị duy nhất trong bảng
Để sử dụng hàm Unique và tìm giá trị duy nhất trong một bảng, bạn có thể tuân theo các bước sau đây. Hãy tham khảo ví dụ cơ bản dưới đây để hiểu rõ hơn:
Bảng dữ liệu:
Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng tính để hiển thị kết quả của hàm Unique. Ví dụ, bạn có thể chọn ô B2.
Bước 2: Nhập công thức như sau: =UNIQUE(A2:A6). Trong đó A2:A6 là phạm vi chứa danh sách tên khách hàng. Sau đó, nhấn Enter.
Bước 3: Đến đây Excel sẽ tự động điền các giá trị duy nhất từ phạm vi đã chọn vào các ô tiếp theo bên dưới ô B2 mà người dùng đã chọn, như sau:
Cách dùng hàm Unique lọc trùng theo cột trong bảng dữ liệu
Để sử dụng hàm Unique có điều kiện trong Excel để lọc dữ liệu trùng theo cột, bạn có thể thực hiện theo cú pháp sau đây:
Bảng dữ liệu:
Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng tính để có kết quả của hàm Unique. Ví dụ, bạn có thể chọn vào ô E2.
Bước 2: Nhập công thức cơ bản sau: =UNIQUE(A2:D6, TRUE). Trong trường hợp này, A2:D6 là phạm vi chứa bảng dữ liệu, và TRUE là tham số by_col, chỉ ra rằng bạn muốn lọc dữ liệu theo cột. Sau đó, nhấn Enter.
Bước 3: Kết quả là danh sách dữ liệu với các cột duy nhất sẽ được hiển thị như sau:
Cách dùng hàm Unique lọc lấy giá trị xuất hiện duy nhất một lần trong bảng
Để lọc những giá trị chỉ xuất hiện một lần duy nhất trong bảng dữ liệu, bạn có thể thực hiện các bước sử dụng hàm Unique trong Excel như sau:
Bảng dữ liệu:
Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng tính để hiển thị kết quả của hàm Unique (ví dụ: chọn ô B2).
Bước 2: Nhập công thức sau: =UNIQUE(A2:A7, , TRUE). Trong công thức này, A2:A7 là phạm vi chứa danh sách tên, và TRUE là tham số exactly_once cho biết người dùng muốn lọc ra các giá trị xuất hiện đúng một lần. Sau đó, nhấn Enter.
Bước 3: Kết quả của hàm sẽ là danh sách các tên không lặp lại và chỉ xuất hiện một lần, được hiển thị như sau:
Cách dùng hàm Unique kết hợp với hàm Sort
Bên cạnh việc sử dụng hàm Unique có điều kiện trong Excel độc lập, bạn cũng có thể kết hợp nó với các hàm khác, chẳng hạn như hàm Sort.
Bảng dữ liệu:
Bước 1: Chọn vào một ô trống trong bảng tính excell, ví dụ ô B2.
Bước 2: Nhập =SORT(UNIQUE(A2:A7)). Trong công thức này, A2:A7 là phạm vi chứa danh sách tên. Nhấn Enter.
Bước 3: Kết quả sẽ là một danh sách tên khách hàng duy nhất, không trùng lặp, được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z.
Hàm Unique trong Excel thường xảy ra lỗi gì? Cách khắc phục nhanh chóng
Nếu bạn không thể sử dụng hàm Unique trong Excel, có thể do một số nguyên nhân như sau:
- Phiên bản Excel không hỗ trợ: Hàm Unique chỉ có sẵn trong Excel 365, Excel 2021 và Excel trên web. Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản cũ hơn như Excel 2016 hoặc 2019, hàm này sẽ không khả dụng. Cần update lên phiên bản Excel mới nhất hoặc sử dụng Excel 365.
- Lỗi cú pháp: Kiểm tra xem người dùng đã nhập đúng cú pháp chuẩn của hàm chưa và sửa lỗi nếu có. Cú pháp chính xác của hàm là UNIQUE(array, [by_col], [exactly_once]).
- Dữ liệu không hợp lệ: Nếu phạm vi bạn chọn không chứa dữ liệu hoặc chứa dữ liệu không hợp lệ, hàm cũng sẽ không hoạt động đúng cách. Hãy kiểm tra lại vùng dữ liệu đã chọn, xóa các dữ liệu không phù hợp và thực hiện lại hàm.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm Unique
Khi thực hiện cách sử dụng hàm Unique trong Excel, hãy chú ý đến những điều sau đây để tránh gặp các vấn đề và lỗi không mong muốn:
- Sử dụng từ các cửa sổ làm việc khác nhau: Hàm UNIQUE có thể được dùng để trích xuất dữ liệu từ một cửa sổ làm việc khác, nhưng lưu ý rằng tất cả các sổ làm việc liên quan đến hàm này phải đang mở. Nếu không, điều này có thể dẫn đến lỗi REF!.
- Cập nhật phiên bản Excel hoặc nâng cấp lên Office 365: Hàm UNIQUE chỉ được hỗ trợ trong các phiên bản Excel 365, Excel 2021 và Excel trên web. Để sử dụng hàm này, đảm bảo bạn đã cập nhật Excel lên phiên bản mới nhất hoặc nâng cấp lên Office 365.
- Kiểm tra cú pháp và dữ liệu: Hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng cú pháp của hàm UNIQUE và phạm vi dữ liệu bạn chọn chứa thông tin hợp lệ. Lỗi cú pháp hoặc dữ liệu không hợp lệ có thể gây ra vấn đề khi sử dụng hàm.
Với những lưu ý trên, bạn hy vọng sẽ áp dụng hàm UNIQUE một cách thành công trong công việc thực tế của mình. Chúc bạn thành công!
